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Cuatro pasos para integrar con éxito sistemas de gestión

La integración de sistemas de gestión ofrece beneficios estratégicos, organizativos, operativos y económicos. Optimización y reducción en recursos y tiempo, simplificación y reducción de la documentación o gestión más eficiente de los procesos de la organización son solo algunos de ellos

En este artículo se indican cuatro pasos clave para integrar con éxito sistemas de gestión.

La implantación de sistemas de gestión de acuerdo con estándares es una decisión estratégica por la que optan cada vez más organizaciones. Y es que, son conscientes de que estos sistemas de gestión aportan grandes beneficios relacionados con la mejora de la actividad empresarial en sus relaciones con sus clientes, empleados, sociedad, entidades financieras, etc.; en definitiva, con sus stakeholders.

Los orígenes de los sistemas de gestión se remontan a la década de los 80 con la publicación de la familia de Normas ISO 9000, cuya finalidad principal era la estandarización de los sistemas de gestión de la calidad de las organizaciones para aumentar su productividad, garantizar la calidad de sus productos y servicios, y reducir costes de producción innecesarios. Desde entonces hasta la actualidad, donde se han incorporado a los sistemas de gestión los mecanismos necesarios para dar respuesta a las necesidades y expectativas de los diferentes grupos de interés de las organizaciones, la manera de diseñar, desarrollar, implantar y dar seguimiento a dichos sistemas en una organización ha evolucionado notablemente.

La secuencia de la implantación de los distintos sistemas a lo largo de los años ha estado determinada por las necesidades del momento, relacionadas en gran medida con la mejora de la imagen corporativa y la oportunidad de obtener ventajas competitivas. Esto ha dado lugar, en determinadas ocasiones, al desarrollo paralelo dentro de una misma organización de sistemas de gestión independientes, sin estructura común, desequilibrados y liderados por diferentes responsables. Esta situación puede suponer una gestión poco eficaz de inversiones, recursos y esfuerzos, por lo que muchas organizaciones han optado por la integración de los sistemas de gestión.

La tendencia durante los últimos años ha sido la integración de los sistemas de gestión de la calidad ISO 9001, ambiental ISO 14001, y seguridad y salud en el trabajo OHSAS 18001/ISO 45001. Actualmente, la madurez de los sistemas y la Estructura de Alto Nivel de las normas internacionales ISO establecida para dotarlos de términos y textos comunes, salvaguardando los requisitos específicos y particulares de cada área de actividad, han facilitado a las organizaciones la posibilidad de integrar todos los sistemas de gestión normalizados, independientemente del referencial del que se trate: seguridad de la informacióncompliance penalgestión de le energíaI+D+i, etc.

Este proceso de integración de sistemas se puede abordar en cualquier momento, pero las organizaciones suelen aprovechar situaciones de cambio o transformación para iniciar el camino. Es el caso de las empresas que se enfrentan actualmente a la migración de su sistema de seguridad y salud en trabajo basado en OHSAS 18001 a la Norma ISO 45001, y que ya tienen integrados sus sistemas de gestión de la calidad y ambiental. Esas organizaciones podrían encontrar en esta situación el momento óptimo para, apoyados en las sinergias de los requisitos de las normas, realizar el proceso de integración de los tres sistemas.

Análisis previo

El proceso de integración de los sistemas de gestión es un reto para las organizaciones. Los costes, dificultades y riesgos van a depender del área de actividad, tamaño, ubicación y estructura de la organización, así como del alcance de sus sistemas, el número de sistemas que quiere integrar y su grado de madurez. Cada organización debe analizar en profundidad estos aspectos para poder determinar qué estrategia, método y modelo de integración son los más adecuados a sus características e intereses. 

Una vez la organización tiene claro los aspectos anteriores, comienza el proceso de integración de los sistemas. Para finalizarlo con éxito resulta imprescindible realizar estos cuatro pasos: 

1. El apoyo, compromiso e implicación de la alta dirección, a través de: 

  • - La aprobación del proceso de integración como una decisión estratégica.
  • - La designación del responsable del proyecto que, además de poseer una visión global de la organización y de sus procesos, deberá tener capacidad de liderazgo, negociadora y de intermediación; así como la creatividad y empatía necesarias para implicar a toda la organización en el proceso y superar las resistencias al cambio y a la colaboración que pueda ir surgiendo en su desarrollo.
  • - Si la estructura de la organización es compleja por tamaño o tipo de actividad, puede ser recomendable establecer un comité de integración, constituido por los responsables de departamentos, procesos o sistemas que se vayan a integrar.
  • - La asignación de los recursos necesarios. 

2. Realizar un buen diagnóstico para conocer en profundidad la organización, incluyendo, entre otros, los siguientes aspectos: 

  • - Los procesos de la organización y sus interacciones, los responsables de estos y las funciones y responsabilidades asociadas a cada uno de ellos.
  • - Los sistemas de gestión de la organización que se pretenden integrar, considerando:
  • - El grado de desarrollo de cada uno de ellos, herramientas TIC, documentos y registros que lo componen.
  • - El grado de cumplimiento de los requisitos establecidos.
  • - Metodologías y herramientas con mayor grado de aceptación en la organización.
  • - Las sinergias, duplicidades y carencias.
  • - Funciones y responsabilidades establecidas en los sistemas.
  • - Los recursos de que dispone la organización para afrontar la integración. 

3. Planificar todas las acciones y tareas asociadas al proceso de integración e implantación de las nuevas directrices para que se lleven cabo de forma controlada. Es necesario establecer qué se va a hacer, quién y cuándo. Es aconsejable incluir en la planificación acciones de comunicación para difundir a toda la organización, los objetivos del proceso, su evolución y consecución. 

Esta es una de las etapas más complejas de la integración, ya que requiere conocimiento de los requisitos de los sistemas que hay que integrar, experiencia en su incorporación a los procesos de la organización y flexibilidad para adaptarse a las particularidades propias del sector y de la organización. 

Se debe considerar el mantenimiento de buenas prácticas que ya estén consolidadas en la organización y aprovechar las herramientas disponibles, si han demostrado ser eficaces. 

Las acciones y tareas deben involucrar a las personas clave de los procesos y poner especial atención en sus interacciones, sin olvidar la opinión e impresiones de los trabajadores. Esta consideración, además de ofrecer puntos de vista diferentes y enriquecedores, favorecerá la posterior implantación y desarrollo del sistema, al sentirlo como propio. 

A medida que se vayan definiendo los nuevos procesos y las nuevas funciones y responsabilidades, será necesario distribuir la documentación correspondiente y llevar a cabo las acciones formativas necesarias para garantizar su correcta aplicación. 

4. Adoptar mecanismos de seguimiento para comprobar que las acciones incluidas en la planificación se han desarrollado conforme a los plazos previstos y se han obtenido los resultados deseados. En caso de que surjan desviaciones, dificultades e imprevistos será necesario ajustar la planificación e incluir los cambios que garanticen la finalización con éxito del proceso de integración. 

El resultado de este seguimiento debe distribuirse a todas las partes implicadas en el proceso de integración y especialmente a la alta dirección. 

Una vez transcurrido el tiempo considerado como adecuado, se procederá a la comprobación, parcial o totalmente, de su cumplimiento y a la evaluación de su eficacia para dar por cerrado el proceso de integración. 

La duración del proceso va a depender de cada organización, de la estrategia y metodología por la que ha decido abordarlo y de los recursos que haya invertido en el proceso. 

Una vez implantado el sistema integrado, su mantenimiento se llevará acabo siguiendo el mismo proceso iterativo basado en el concepto de Planificar, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA), establecido para lograr la mejora continua en los sistemas de gestión de forma independiente, pero desde una perspectiva global.

Beneficios

Los beneficios de la integración de sistemas son muchos y podrían clasificarse en: 

  • Estratégicos. Derivados de una visión de la organización integrada y global, con una política única y alineada, que contribuya a la mejora continua y a la consecución de sus objetivos.
  • Organizativos. Obtenidos de la creación de una cultura única y basada en el trabajo en equipo bien estructurado, dimensionado y coordinado, con una evidente mejora de la comunicación, mucho más fluida internamente y de mayor confianza externamente.
  • Operativos. Derivados de la integración en los procesos de los requerimientos de cada una de las normas, permitiendo tratar de forma global, alienada y compatible aspectos relacionados con calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo, etc., en todo el ciclo de vida de productos y servicios, a través de directrices, metodologías e instrucciones de trabajo más sencillas y accesibles a todo el personal.
  • Económicos. Debido a la optimización de costes por la eliminación de duplicidades en responsabilidades, documentos, registros y herramientas TIC utilizadas en los diferentes sistemas, así como en la realización de auditorías internas y de certificación. 

A estos beneficios habría que añadir dos más de carácter transversal. El primero está relacionado con el incremento de la capacidad de adaptación de las empresas a cambios en su contexto interno o externo de cualquier índole; y el segundo facilita los procesos de transformación y digitalización de las organizaciones, así como la implantación exitosa de los cambios que implican en los sistemas.

Podéis acceder a un vídeo explicativo en el enlace: 

https://revista.aenor.com/369/cuatro-pasos-para-integrar-con-exito-sistemas-de-gestion.html?utm_source=sendinblue&utm_campaign=Revista_AENOR_mayo_2021&utm_medium=email

 

Fuente: Cristina Sierra.Codirección del Máster de Sistemas Integrados de Gestión.AENOR. Revista AENOR Nº 369 | MAYO | 2021

 






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