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El futuro de las auditorías en remoto, a examen

Se analizan los principales aspectos que debe tener en cuenta una organización para elegir la modalidad de auditoría más adecuada para culminar con éxito este proceso

La gestión de los procesos de auditoría durante la pandemia provocada por el COVID-19 encontró en su realización en remoto respuesta a unas circunstancias excepcionales, aunque se mantuvieran auditorías presenciales en sectores estratégicos. Ahora, después de un periodo de convivencia con auditorías presenciales, en remoto o mixtas los resultados obtenidos permiten poner de manifiesto la aplicabilidad de estas tres metodologías en el futuro. 

Que en plena revolución digital las nuevas tecnologías se estaban imponiendo era una realidad conocida por todos. Sin embargo, esta transición de los procesos de digitalización se ha visto acelerada debido al estado de crisis sanitaria provocada por el COVID-19 y la consecuente necesidad de proseguir con los ámbitos que se han visto afectados, tales como la continuidad de negocio, demandas educativas y de ocio, o necesidad de socializar. Esto se ha traducido en un impulso a los cambios que ya se estaban desarrollando como, por ejemplo, el teletrabajo, las ventas on line o el uso de herramientas de comunicación.

Esta transformación también se ha reflejado en los procesos de auditoría que, para dar respuesta y soluciones al estado de la pandemia, ampliaron su metodología ofreciendo la posibilidad de realizar auditorías en remoto, debido a la demanda de las organizaciones de verificar la eficacia de sus procesos en unas circunstancias tan excepcionales.

 Ahora, después de un periodo donde la opción más segura era la utilización de métodos informatizados para la realización de las auditorías, los resultados obtenidos permiten poner de manifiesto su aplicabilidad en el futuro en los procesos de auditoría. En este sentido, la experiencia acumulada por AENOR durante estos meses señala que para su empleo se deberían resaltar dos cuestiones importantes:

Modalidad de auditoría. Uno de los aspectos más interesantes que hay que tener en consideración es que cuando se habla de auditorías en remoto se tiende a pensar en un proceso totalmente telemático. Sin embargo, una gran oportunidad es la posibilidad de seleccionar la modalidad que se quiere realizar, permitiendo auditorías completamente en remoto o auditorías mixtas; esto es, combinado en un mismo proceso de auditoría tanto lo remoto como lo presencial.

  • Tipología de herramientas. Otro de los puntos relevantes es que, cuando se hace referencia al uso de nuevas tecnologías, el abanico de herramientas digitales que se pueden utilizar es amplio, contado con fotografías, videos grabados, visualizaciones en tiempo real, videoconferencias, repositorio de documentación, etc.
  • Mejor elección para conseguir objetivos

A partir de las consideraciones anteriores y para garantizar la consecución de los objetivos de auditoría, no se puede dejar al azar la selección de la modalidad de auditoría que hay que llevar a cabo para cada uno de los procesos, así como las herramientas digitales que se deben utilizar acorde al proceso. Por ello, es necesario realizar una evaluación de riesgos previa de las limitaciones que una auditoría en remoto puede llegar a tener. Esta valoración debería permitir:

  • Comprobar la viabilidad de llevar a cabo auditorías en remoto. Ante todo, será necesario confirmar la posibilidad de poder realizar una auditoría con herramientas digitales en función de aspectos tales como:

-      Protección de datos y confidencialidad.

-      Acceso a las tecnologías necesarias.

-      Conocimiento del uso de las herramientas digitales que se van a utilizar, tanto por parte del equipo auditor como por parte de los implicados de la organización auditada.

-      Buena conexión a Internet.

Determinar qué puede ser auditado en remoto y qué requiere una visita presencial. Esto dependerá de la garantía que el tipo de auditoría ofrece para recabar la información necesaria que permita al equipo auditor llegar a las conclusiones sobre el cumplimiento de los criterios de auditoría de los procesos auditados. Para ello se tendrán en cuenta los criterios de auditoría y el conocimiento previo del equipo auditor sobre la organización y el proceso que se va a auditar, así como la actividad de la organización, la complejidad y la criticidad de los procesos.

Seleccionar la técnica que se utilizará para recopilar información en función del proceso. Dependiendo del requisito que se vaya a auditar, la información necesaria se puede obtener a través de revisión documental, entrevista o visualización. Por ejemplo:

-      Entrevista: para procesos relacionados con delegados de prevención.

-      Revisión de documentación: para procesos de formación.

-      Visualización: para procesos operativos.

Elegir la herramienta digital para llevar a cabo la recopilación de información en función de la técnica seleccionada. Una vez definidas las técnicas de obtención de información para cada proceso, se deberán seleccionar las herramientas que permitan recabar los datos e información necesaria para poder valorar la efectividad del sistema respecto a los criterios de auditoría, entre ellas:

-      Entrevistas: a través de videoconferencia cuando se requiera más de un interlocutor; o bien, llamada telefónica con personal en instalaciones móviles y sin conexión a Internet.

-      Revisión de documentación: con herramientas que permitan la interacción entre interlocutores, así como la visualización y control de documentos en tiempo real por ambas partes. Por ejemplo, revisión de indicadores, o repositorio de documentos o envío por email de documentación, por ejemplo, relacionada con registros de inspecciones reglamentarias.

-      Visualización: videoconferencia que permita la visualización de trabajos de campo y fabricación en tiempo real. O, por ejemplo, fotografías para verificar la implantación de una acción correctiva o de mejora, adquisición de nuevos equipamientos o maquinaria.

Realizar los pasos anteriores, permitirá definir la modalidad de auditoría (presencial, remoto o mixta) de cada proceso, teniendo en cuenta las instalaciones, productos o servicios relacionados con la actividad, entrevistas que se deberán mantener y documentación que hay que revisar. Y también determinar la tipología y adecuación del uso de las herramientas digitales requeridas en función del requisito auditado para asegurar que se ofrece un retrato real del proceso.

 

 

 






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